開業雜談

不知不覺也做了代書三個年頭,當年我進金門代書之後,是所有代書裡面最年輕的,後來也是最年輕就升上主辦的代書

這三年間有幸受到不少人的支持與肯定,同時也貢獻了不少業績

但是在種種因素的推波助瀾之下,最終,我還是在上個月離開了金門代書,自己開設事務所


雖然早就有考慮自己開業,但是原先的計畫是做到年後再開

但後來我實在受不了往返板橋桃園的距離,決定提早開業,所以準備的時間相當匆促

其實還在金門代書的時候,我開業的名稱就是惠誠地政士事務所,地址也設在家裡,所以開業執照不用更動

代書軟體也是之前特價時就買的顧代書軟體(相當好用)

而幾經思索之後我決定暫時不外租辦公室,因為目前需要洽談空間的機會並不多

若真有需要就先借用公共場所,之後會考慮先租一個微型辦公室使用會議室

我家頂樓是我父親公司辦公的空間,剛好有兩個空位可以給我和我助理,所以不用再購買辦公家具

我需要另外準備的,就是買一台工作用的桌電,剩下的就是一些業務上必需的文具、案件上的耗材(如交屋盒等)

廠商我全部自己找,幸運的問到交屋盒的廠商報價竟然比前公司便宜,也可以讓我比較少量的訂購

影印機直接找之前同事的老公,用的是和桃園所類似的型號,雖然是中古的機器不過相當的好用

再來找履保公司簽約,請履保寄盒約書給我,就可以自己作業了

倒是有一個問題花了我不少心思研究,就是會計

以前在公司都有專職的會計處理,我們完全不用費心這塊

但是現在要自己記公司的內帳,可是即使我大學是學商的,對於會計我還是相當外行

網路上看到會計軟體的價格都不便宜,但是我運氣好找到一套免費的會計軟體金千里,非常好用

請教了以前公司的會計,摸索一陣子之後,對會計也越來越得心應手了


在業務上,由於我們本來就是自己開發案件,公司並沒有分配案件給代書,所以對我來說沒有太大影響

最大的差別在於,許多加盟品牌需要代書加入品牌特代,繳交保證金、本票之後,才可以簽那個品牌的案件

但我自己的案源有很大的比例是非仲介的案件,或者是品牌仲介,但不特別要求一定要特約代書才能配合,所以於我影響也不大

金門的招牌也沒有多大的加分,仲介並不會因為我們是金門代書而比較願意給我們簽,都還是要看個人的業務能力


離開金門代書後,我重新檢視了辦理案件的整個作業流程,以及相關的文件、表單,並且做了很大幅度的調整,相當於砍掉重練

首先,採用顧代書系統,顧代書有電子謄本轉備的功能,可以直接將謄本上標示部直接轉載到軟體上

相較於以前使用王代書需要花大量的時間在輸入標示資料,而且還有怕打錯,用顧代書省了70%以上的時間,正確率更高、更有效率

顧代書還可以用空白的A4紙套印公契,不用像王代書需要買制式的報表紙,同時我也不用另外添購點陣式印表機

接著將簽約應備的表單簡化,抦棄了使用率較低的表單

以前在金門代書,我們簽約時需要攜帶一個大A4裝合約書的牛皮紙袋,再帶一個大A4裝空白公契、各式申請書委任書的公文袋

現在我只留下真正有可能需要用到的表單,再配合簡化後的空白公契,我省下了至少50%的文件厚度

所有簽約會用到的表單文件,我甚至都可以裝在合約書的紙袋裡,簽約時無需再提著一堆厚重而無用的文件

另外,我寫了一個管理買賣案件的EXCEL檔案,在登錄案件資料的同時,會將資料自動帶入像是代書費單、點交單、代償聯絡單等所有表單的相同欄位,

省去了重複輸入或是手寫的時間,這也將大幅度的提升工作效率

說到表單,我也重新設計了所有表單的格式,金門的表單不夠直覺而且毫無閱讀性可言

舉例來說,在拿費用明細和客戶核對各項稅費的金額時,明細上稅費的順序和助理放置單據的順序完全不符,導致核對時要跳來跳去的,這張單據的簽名

欄位也不夠明顯,結案時總是要被問該在哪裡簽名

而我將不必要的資訊刪除、字體放大、調整順序後,讓單據更加清楚、一目了然

我還預計採用WorkDo, 用APP即可打卡、請假、簽核、管理檔案、指派任務等等,這是一個相當好用的商務應用APP,暫時還是免費的,將來若需要付費我仍然會考慮使用它

最後,購買GSuite的雲端服務,共用GOOGLE的雲端硬碟來管理檔案,事務所成員不論在哪裡,只要有網路都可以隨時取用雲端硬碟上的資料

同時我將案件上的所有文件掃描上傳雲端,這樣一來當我不在辦公室的時候,不用透過助理就可以隨時查閱案件資料

雲端硬碟還有很多好處,像是如果需要查詢已歸檔的案件,在以前是需要先從網站上查案件編號,再從堆滿資料的檔案櫃中找到案件,再找需要的內容

用雲端硬碟管理檔案可以直接在歸檔的資料夾搜索案件相關資料,電腦就會幫你找到檔案,省去了以往大量的調案時間

由於資料都有上傳到雲端,在紙本的檔案只會留有簽章的正本,影本不需要留,也節省了大量60%以上的歸檔空間


離開金門代書之後我大幅度的改善了作業模式,其實在金門也不是沒有人提過

但是每每有人提出意見,又因故步自封的管理者而無疾而終

不肯改變就不會進步,不進步就會被時代淘汰

我也會時時警剔自己是否過於自滿現狀,而忽視了應該修正的缺點


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